关于开展2024年校区归档工作的通知

各院、部、处、办、直属单位:

根据《高等学校档案管理办法》和《哈尔滨工业大学(威海)各类档案形成单位立卷和归档办法》等文件的要求,请各位兼职档案员组织好2024年预归档工作,并于2024年10月8日至11月8日期间前往综合档案室办理移交手续,完成归档工作。

一、归档范围

各单位在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的,对校区及社会有保存利用价值的各种文字、图表、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录(以下简称归档资料)。

本次归档资料的时间范围为:2023年度形成的归档资料及部分2024年形成的归档资料。细目如下:

1党群档案:2023年形成的各部门的党群文件资料。

2行政档案:2023年形成的各部门的行政文件资料。

3教学档案:2023年形成的本科生成绩单、2024年形成的研究生成绩单及其它有归档价值的教务工作相关资料等。

4.招标及设备档案:2023年资产管理处形成的相关文件资料。

5基建档案:2023年之前完成竣工验收的建设项目资料。

6.声像档案:2023年党委宣传部形成的重要会议及各种重要活动的声像资料。

7.实物档案:2023年及之前产生应归未归的实物,包括:校区师生在职务活动中以个人或集体名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等;公务活动中获赠的纪念品;上级领导及知名人士的题词字画等;校区自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等有保存价值的实物。

8.新增归档内容:各学院形成的学籍档案邮寄明细、综合评价招生考试工作中形成的文件材料、审计室形成的各类审计报告及工作底稿等。

9.2023年之前应归未归的各类资料。

二、档案收集要求

(一)归档资料质量要求

1.归档资料的书写(包括签字)必须使用碳素或蓝黑墨水,严禁使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等不耐久性材料。计算机打印文件材料必须使用激光打印机。

2.所有归档资料必须经过校对,拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任,必要时要履行签字手续。

3.所有记录性文件资料要由记录人签字。

4.凡经过各级领导或有关人员审核、批准的文件资料,审核和批准人员对文件负有相应的责任,必要时要履行签字手续。

5.凡文件资料中涉及签字、盖章及日期等内容,必须完备、无缺项。

6.文件资料要内容清晰、保持页面整洁。

(二)归档资料应保持完整性

兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案资料分割开或遗漏。档案资料如有破损应予以修复并复印,将修复的破损原件附在复印件之后一并归档。对与档案资料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补或裱糊成A4尺寸,对较大的图表,要按手风琴式折叠。

(三)归档资料应确保真实性

归档的纸质资料应为原件,要有具备法定效力印章(相关单位印章)或者单位主要负责人签字。如特殊原因无原件,应另附说明。

三、归档资料整理方法

(一)归档资料整理要求

一般文件资料按其形成年度归档;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件材料,归入会议开幕的年度。

(二)归档资料以自然件为保管单位整理归档

1件的构成:正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年为一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2件内文件排序:批复在前,请示、报告在后;上级通知在前,上报材料在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。

(三)归档资料的编页

1归档资料应编有页码,拟编制页码与原页码相同的,可以保持原有页码不变。

2以件为单位归档的资料,不同的件之间页码不连续编制;以卷归档的资料,按卷内文件顺序连续编制页码;页码采用阿拉伯数字,应用蓝色或者黑色号码机打制,起始号为“1”;页码字迹应端正,不能随意涂改,具有耐久性。

3页码应逐页编制,宜分别标注在档案资料非装订线一侧上角。不漏号,不重号,不压图文。归档文件有图文的页面均应编制页码,正反面都有图文的,应一页编一个页码,没有内容的空白页不编页码。折叠的归档文件按未折叠时的有效图文进行编页。

四、归档要求

1各单位在档案管理系统中打印文书移交目录或案卷移交目录(含卷内文件目录)一式二份,签字盖章后到综合档案室办理移交手续,移交目录由归档单位和综合档案室各执一份备查。

2各单位收集归档资料请参照《各单位归档范围和保管期限表》(见附件1-各单位归档范围和保管期限表.pdf)。

3各单位兼职档案员须登录档案管理系统进行著录(著录指南见附件2-档案管理系统著录指南.pdf)。

4.电子归档资料应用可移动式储存设备到综合档案室进行移交。

5.在归档过程中遇到任何问题,可提出相应的业务指导要求。

a.档案收集、整理、归档业务指导:

王秀媛      5687907    wangxiuyuan@hit.edu.cn

姜志荣      5686786     jiangzhirong@hit.edu.cn

b.档案管理系统著录指导:

徐小我      5687341    xuxiaowo@hit.edu.cn

王伟洁      5686786    wwj@hit.edu.cn

6归档时间:2024年10月08日—11月08日

7.移交地点:图书馆一楼综合档案室东118室


附件1-各单位归档范围和保管期限表.pdf

附件2-档案管理系统著录指南.pdf




                                                校区综合档案室

2024年9月29日


文章来源:哈工大(威海)今日工大