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2017年文件整理归档通知
[ 作者:图书馆 来源:哈工大(威海)新闻网 浏览:478 录入时间:2018年3月13日 ]

各院(系)部、处、办、直属单位:

根据《高等学校档案管理办法》和威海市档案局《关于2017年度归档文件整理工作的通知》的有关要求,结合学校档案工作的实际,现将2017年度归档文件整理工作安排通知如下:

一、档案类别及归档时间安排

(一)党群、行政档案:各单位在2017年工作中形成的、学校集中统一管理的各种管理性文件材料(电子文件转换成PDF格式以后上传到系统,内部电子文件拷贝U盘移交给综合档案室)。

(二)实物档案:2017年学校各项工作获得的省级及以上奖励:各种奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书等。

(三)声像档案:2017年其他各种载体形式的文件材料:照片、视频、录像带、光盘等。(除本科、研究生毕业合影以外)

(四)设备档案:2017年形成的固定资产卡片、验收单等 (10万元以上国产及进口设备,在安装调试合格后,办理固定资产手续之前随时归档) 。

(五)招标档案:2017年形成的招标申请表、会签单、招标(投标)文件等。

以上档案,请于2018年5月11日之前归档。

(六)教学档案:2018年形成的本科生优秀毕业论文和成绩、硕士研究生毕业论文和成绩等。(含声像档案:本科、研究生毕业合影各1张,照片尺寸不超过48*28cm,照片的电子版直接上到系统)。

硕士研究生论文纸质版二套和电子版一套移交给图书馆,档案室暂时不接收。

本科生优秀论文,只录入到档案管理系统,电子文件不上传,需要刻录光盘或腾讯通(QQ/邮箱)移交电子文件。

本科生、研究生毕业成绩,由教务处、研究生处在2019年5月底之前归档。

(七)科研档案:2017年形成的科研项目、专利、专著等。

教学、科研档案,请于2018年9月30日之前归档。

(八)基建档案:基建工程的业内文件、图纸等,在项目验收完成后3个月内归档。

(九)财会档案:2017年形成的财会报表、凭证、账本、工资等,在2019年上半年归档。

二、归档文件方法

(一)各单位填写归档文件的移交目录一式二份,其中一份交给综合档案室,另一份本单位留存,移交目录在档案管理网络系统中生成。

(二)各单位在整理归档文件时,参照《各单位归档范围和保管期限表》的有关内容以及本单位已录入的各类档案的信息内容进行。

三、归档总结与表彰

本年度将对2017年度文件整理归档工作进行考核,根据归档时间、完整准确、录入规范等内容,确定优秀、合格、不合格等级,并对优秀兼职档案人员进行表彰。

四、咨询电话

5687341

              

 

                                        图 书 馆
                                                        2018年3月12日




文章发布员:田兰兰



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