各院、部、处、办及直属单位：

2025年是哈工大在威海办学40周年。自办学40周年工作启动以来，各单位开展了一系列丰富多彩的活动，在这过程中形成了许多宝贵的文字材料、声像资料和实物等，其中凝聚着广大师生的智慧成果和广大校友、社会各界的深厚情谊，收集和保存活动相关材料是为校区留下宝贵的精神财富和历史记录，对校区有着重要意义。为确保活动资料全面、完整地存档，请各单位高度重视，切实做好活动相关资料的收集与归档工作。现将有关要求通知如下：

一、归档要求

（一）各单位要高度重视活动材料的收集归档工作，本着对校区历史和未来负责的精神，坚持真实性、原始性、规范性的基本原则，指定专人负责，切实做好活动资料的收集整理和归档工作，以防散失或损毁，确保有保存价值的各种载体形式的材料收集齐全、完整规范。

（二）归档资料中所有文字材料原则上应为历史原件，非复印件，凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（文件名即文件标题），所有声像及实物材料请附上详细文字说明（含事件、时间、地点、人物（重要人物需标注位置）、内容及拍摄者）。

（三）规范办好归档手续。材料移交归档时需打印移交目录（见附件）一式两份，交接双方当面检查、验收、签字。

二、归档内容

在办学40年活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。主要包括：

（一）活动筹备工作相关的文件材料，如通知、公告、工作方案（包括筹备、后勤保障、安全保卫及其他工作）、工作简报、会议纪要或备忘录、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同协议等；

（二）活动方案、活动议程、活动工作领导小组成员名单、活动总结等文件资料。包含但不局限于以下内容：哈工大在威海办学40周年高质量发展大会、哈工大在威海办学40周年校地合作发展论坛暨校友发展大会、哈工大在威海办学四十周年文化晚会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等，具体代表性的现场照片、完整视频、音频材料，入场券、席签、工作证等材料；

（三）校区及各单位纪念活动、系列学术活动、捐赠仪式、晚会等的邀请函、贺信、讲话稿、会序、主持词、嘉宾名单、题名册、代表证、工作证、座位图等。

（四）活动影像资料，其中照片要标注好事件、时间、地点、主要人物（包括标注好图中位置）、内容及拍摄者；

（五）活动宣传工作方案、宣传品（展板、宣传册、海报旗帜、新媒体中的宣传图样等）、光盘、印刷品（证件、证书、画册、胸卡、桌签等）、活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料；

（六）题词、贺信、贺电、实物捐赠、老照片、其他资料等；

（七）校友返校以及校友在活动中形成的文字材料、照片、视频、校友通讯录等；

（八）活动中展示的办学成果、学术成果及其他重要事项所用电子版及其所用的原始图片；

（九）活动结束后的各类总结材料；

（十）其他具有历史意义、有保存价值的材料。

三、归档方式及联系人

（一）归档时间：2025年11月30日前

（二）归档地点：图书馆一楼综合档案室东122室

（三）联系人：校区办公室 张 凯 办公电话：5680305

         综合档案室 姜志荣 办公电话：5686786

在归档过程中，如遇到问题，请随时与校区办公室和综合档案室联系。

附件：哈尔滨工业大学在威海办学40周年活动专题档案移交目录

附件：哈工大在威海办学40周年活动专题档案移交目录.xls

校区办公室

综合档案室

 2025年11月3日